איך לבחור מפיק אירועים?

אומרים שאין הזדמנות שנייה לרושם ראשוני, והדבר מקבל משנה חשיבות כאשר מדובר בעולם הפקת האירועים. כי כשמדובר באירוע מכל סוג שלא יהיה – חתונה, ברית, חינה, אירוע חברה, את הרושם הראשוני הרע, אם יגיע, לא תצליחו למחוק לעולם. וזו בדיוק הסיבה שאנשים רבים בישראל מפנימים את מה שבעולם הבינו כבר מזמן – לא מפיקים אירוע בלי מפיק אירועים רציני, מקצועי ומנוסה. עכשיו רק נותר להבין איך מגיעים אל אחד שכזה.

החשיבות של מפיק אירועים איכותי

כפי שתבינו מייד, הדרך לבחירת מפיק אירועים ראוי אינה פשוטה וכוללת טלפונים, פגישות, תצפיות ובחירות לא פשוטות. אבל כמה שהתהליך ארוך ולעיתים מייגע, הוא לחלוטין שווה את המאמץ. כי עם הניסיון, הקשרים, היכולת להניע, להזרים ולתקן אם צריך, כל אירוע שתקיימו עם מפיק בעל יכולות ושם, יהפוך במהרה לחגיגה אמיתית שלא יפסיקו לדבר עליה.

השיחות הראשוניות והסינון המקדים

את המרוץ לבחירת המפיק נתחיל באיגוף כפול – מצד אחד, בדיקה ראשונית באמצעות האינטרנט ובד בבד בקשה להמלצות על ידי מכרים וחברים. המטרה – להגיע לרשימה של חמישה מפיקים וחברות הפקה שאי אפשר לטעות לגביהם. בדקו את אתרי החברות, סקרו ביקורות וחוות דעת שנכתבו באתרי מדרג למיניהם על מפיק אירועים כזה או אחר, רשתות חבריות וכל פיסת מידע שהרשת מציעה. עכשיו, כשהרשימה מוכנה, הגיע הזמן לשיחת ההיכרות עם המועמדים. חשוב שלשיחה תיצקו תוכן אמיתי ותדלו כל מידע חיוני כדי שלא "תאלצו" להיפגש עם כל חמשת המועמדים הפוטנציאלים ותוכלו לפסול לפחות אחד או שניים כבר בשיחת הטלפון הראשונית. בדקו על זמינות, צוות, ציוד, ניסיון באירועים דומים, תקציב ומחיר ועוד. הישמרו מהבטחות מוגזמות, פיאור עצמי חסר רסן ובעיקר – פגיעה בשמם הטוב של המתחרים. נסו לגבש את רשימת "יחידת העילית" שלכם שתכיל 2-3 מפיקים וקבעו פגישות היכרות.

נפגשים פנים אל פנים

את הפגישות מומלץ לערוך במשרדי החברה. אם מדובר על מפיק אירועים פרטי ללא משרד, ניתן לקיימן במקום אחר (בית, בית קפה וכדומה). הגיעו לפגישה מוכנים עם מידע מלא על האירוע, האורחים, הסגנון הרצוי, המוסיקה, הקייטרינג, אלמנטים שאתם אוהבים וכאלו שלא, פרטים חריגים ועוד. בימים שלפני הכינו שאלות שיכסו כל פינה ובלת"ם שעלול להתרחש. "מה קורה אם?" זו דרך מצוינת להתחיל שאלות. התרשמו גם מהאישיות של האדם העומד מולכם ומהחיבור שנוצר (או לא נוצר) ביניכם.

בוחנים ומחליטים

עת הבחירה קרוב וזה הזמן לקפוץ לשניים – שלושה אירועים של אלו שהצליחו לעבור את סינון הפגישה (הבנתם נכון. אחרי הפגישה – ותרו על שירותיו של מפיק או שניים). בחנו את התנהלות האירועים מקרוב, אל תחששו לרדת לפרטים קטנים, הכינו הערות ורשימות רלוונטיות ואל תשאירו מקום לספק או פרשנות. זכרו – אמנם הוא איש המקצוע, אבל אתם בעלי המאה והדעה, בגבולות הטעם הטוב. כל שנותר עתה זה לבחור את אותו מפיק אירועים שכבש את ליבכם, לאמוד על פרטי החוזה וליהנות מאירוע מהוקצע שיותיר חותם בלב האורחים. רק בשמחות!